檔案現代化管理

2020-08-28   來源：成人抖音在线观看辦公家具

檔案現代化管理

一、FDA多媒體檔案信息管理係統

1994年12月， 複旦大學檔案館與複旦大學軟件工程實驗室聯合開發的“FDA多媒體檔案信息管理係統”通過鑒定，從而使檔案管理從手工管理發展為計算機管理。該係統是根據現有國家標準，並參照《上海市計算機輔助檔案管理總體方案》進行設計，實現了案卷門類信息的開放性；支持自由掛入新的案卷門類、新的檢索條目的定義，提供任意級別、任意組合的檢索，係統支持檔案信息管理全過程，如建庫管理、檔案管理、檔案利用、多媒體文件的創建及聯結、多媒體光盤文件的查詢等，有機地將案卷級著錄、文件級著錄、主題詞自動標引、多媒體檔案動態聯結查詢結合起來，該係統是一個基於實體分類法的通用檔案信息管理係統。采用了國際上先進的JPEG算法， 有效地提高了光盤利用率。

該係統不僅支持單用戶，亦可支持網絡係統。該係統是一個技術新、功能全、通用性強、方便實用的多媒體檔案信息管理係統，具有國內領先水平；在多門類開放結構、多媒體檔案信息連接及集成技術、檢索條目的開放性方麵，屬國內首創。該項目獲1995年度上海市檔案科研成果一等獎，這是該獎級的唯一一項。同年獲國家檔案局科學技術進步獎三等獎。

1998年在“FDA多媒體檔案信息管理係統”的基礎上， 研製開發了新的檔案信息數據庫係統，使之能與校園網匹配。同年3月，複旦大學檔案館在學校網站上建立了主頁。2000年10月，檔案館二級網站正式建立。到2004年，開設了複旦人物、校園漫步、複旦體育、館藏書畫等欄目，每個欄目下，又有若幹個子欄目，將大量的檔案信息，以匯編形式，通過掃描或直接錄人的方式上網，突破了時空的限製、閱讀人群的限製，使一切對複旦感興趣的人，都可以通過網絡這個最快捷的手段，了解複旦的曆史。

二、智能化環境自控儀

在檔案館擴館修建的過程中，檔案館設計、安裝了國內目前較先進的“BY-YI”智能化環境自控儀。該係統與計算機相聯係，通過電腦設定係統溫濕度的控製範圍(標準設定為溫度14℃-24℃，相對濕度45%一60%)，亦可根據特殊需要調整其控製範圍。

在庫房內設置多個溫濕度測量探頭，一旦測得周圍的溫度或濕度在係統控製範圍之外，便自動啟動空調或去濕機；相反當測得溫濕度達到規定範圍時，便會關閉空調或去濕機，保持庫房溫濕度的恒定。采用了溫濕度自動控製係統對庫房的溫濕度進行控製，能夠達到防高溫、防潮、防黴、防蟲的效果，更有效地保護了檔案。係統在自動控製溫濕度的同時，每天每隔4小時電腦自動記錄庫房內各個區域的溫濕度，並具備溫濕度查詢、打印及備份的功能，為研究檔案保護技術提供了重要的原始數據。

主機房24小時監控庫房溫濕度，通過庫房內的各個紅外探頭實現防盜報警功能、防煙火功能。一旦發現有人在非工作時間非法進入庫房或者當發生火災(庫房內溫度升至45度)時，計算機能自動記錄其發生的時間、區域，並及時發出聲、光報警，對檔案的保護有著重要的意義。另外，可通過網絡遠程控製該係統，了解該係統的實際工作情況，從而有效地保證了檔案的安全，保護了檔案。

三、電腦密集架及條形碼管理係統

在檔案館改擴建的同時，檔案館安裝使用了電腦密集架。電腦密集架不僅能電動開啟、

關閉密集架，而且能通過電腦，根據檔案的查詢、管理等需求開啟、關閉密集架，實現真正意義的由電腦控製的密集架管理係統。

在已有的檔案信息數據庫(FDA多媒體檔案信息管理係統) 的基礎上， 檔案館對館藏案卷實行條形碼管理。每個案卷均有其獨立且唯一的條形碼作為標識。在提供利用的過程中，通過模糊檢索，檢索到所需的案卷，與此同時電腦密集架其存放的相應位置自動打開，密集架顯示屏上顯示案卷所在的列、節、層位置，取完案卷後，密集架 自動關閉。案卷出庫後，將其條形碼掃描，該案卷就完成了一次借閱登記的過程。利用者歸還檔案時，也是通過條形碼掃描，在係統內自動歸還人庫的同時，電腦密集架在案卷存放的相應位置處打開。

電腦密集架和條形碼管理係統在檔案管理工作中的應用，實現了檔案管理的自動化，加快了檔案的存取速度，提高了檔案利用效率，增加了檔案的保護措施，加大了檔案的保護力度，從而提高了檔案保管利用工作的現代化管理水平。利用條形碼對檔案進行管理，在全國高校檔案係統中尚屬首創。檔案館庫房管理水平已在全國居於領先的地位。

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